Menulis surat permohonan liputan sudah biasa, tapi bagaimana dengan surat penolakan liputan atau wawancara??. Yup, Bagi Public Relation ataupun Media Relation di sebuah perusahaan seringkali mendapatkan surat liputan dari sebuah media baik cetak maupun elektronik. Suatu permohonan liputan ditolak dengan berbagai alasan, biasanya karena :

– Data yang akan diliput bersifat confidential (rahasia)

– Narasumber menolak untuk diwawancara karena tidak ada waktu ataupun secara pribadi tidak berminat

– Liputan atau wawancara yang diminta tidak sesuai dengan visi,misi,dan tujuan perusahaan

– Perusahaan menganggap media tersebut kurang kompeten, sehingga nilai nya tidak ada bagi perusahaan. Biasanya yang seperti ini adalah media yang kurang terkenal dan “gaung” nya tidak ada, yah seperti media yang asal jalan.

So, bagaimana cara kita menolak mereka secara halus???? Seperti biasa, jika media mengirim surat permohonan liputan secara resmi, maka kita jawab secara resmi, berikut saya tampilkan contohnya

Nomor  : XXX/XXX/XXX/XXX
Hal        : Jawaban permohonan liputan

Kepada Yth,
Redaksi XXX
Di Tempat

Dengan Hormat,

Pertama-tama kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang terjalin selama ini, semoga kerjasama yang terjalin dapat menjadi lebih baik lagi di masa mendatang.

Menindaklanjuti permohonan XXX mengenai liputan/wawancara tentang……………………(sebutkan permohonan media nya)…………………………………. Kami dengan berat hati tidak bisa memberikan data dan wawancara kepada pihak XXX dikarenakan………….(sebutkan alasannya)………………………….

Demikianlah surat jawaban ini kami sampaikan, Besar harapan kami hal ini tidak mengurangi kerjasama yang terjalin. Atas perhatian dan pengertiannya kami ucapkan terima kasih.

 

Tangerang,  3 Juni 2013
Hormat kami,

 

Bpk Petruk

Public Relation PT Angin Ribut

 

 

Contoh isi surat diatas adalah salah satu dari contoh isi surat yang umumnya digunakan, tentunya dengan jawaban yang diplomatis seperti diatas dan ditulis diatas kop surat perusahaan, maka akan terlihat lebih elegant.

jika ada pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi saya di fairuzabadi@rocketmail.com

Terima kasih, Semoga Bermanfaat

Fairu Zabadi Zef